Uluslararası Standartlar Organizasyonu’nun düzenli ve senelik olarak yaptığı araştırma, farklı ISO yönetim sistemi standartlarına, özellikle de ISO 9001 (Kalite Yönetimi) ISO 14001 (Çevre Yönetimi), ISO 22000 (Gıda Güvenliği), ISO 27001 (Bilgi Güvenliği), ISO 10002 (Müşteri Memnuniyeti) standartlarına başvuru yapan kuruluşların sayısında sürekli bir artış olduğunu gösteriyor. Türkiye’de de, özellikle KOBİ’lerde bu sayı gün geçtikçe artıyor. KOBİ’ler sadece 1 yönetim sistemine uyumlu hale gelmek ve belgelenmek için değil, birden fazla yönetim sistemi için başvuruda bulunuyorlar.
KOBİ’ler Neden Entegre Yönetim Sistemlerini Uyguluyor?
Bunun birçok sebebi var. Bunlar;
- Türkiye’de farklı yönetmeliklerde farklı standartların talep edilmeye başlaması ve bunlarla kuruluşların bazı ayrıcalıklar kazanması,
- Ana müşterilere tedarikçi olabilmek için önşart olarak belirlenmesi,
- Kamu kuruluşlarına tedarikçi olmak için belge sahibi olma gerekliliği,
- KOBİ’lerin kurumsallaşmaya başlaması… gibi.
Dolayısıyla KOBİ’ler de rekabet kurallarına uymak ve kendi farklılıklarını ortaya çıkartabilmek için farklı yönetim sistemlerine başvuruyorlar.
KOBİ’lerin Yaşadığı Güçlükler Nelerdir?
Yönetim sistem standartları her ne kadar her türlü ve her büyüklükteki kuruluşa uygulanabiliyor olursa olsun, KOBİ’ler bu yönetim sistem standartlarını uygularken zorluklar yaşayabiliyorlar. Özellikle birden fazla standartı aynı anda uygulamak istediklerinde zorluklar daha da fazlalaşmaktadır. Bunun birçok sebebi olabilmekte; özellikle ekonomik zorluklar, zaman kısıtlamaları ve sınırlı sayıda personelle işlerin yürütülmeye çalışılması KOBİ’lerin aşamaya çalıştıkları güçlüklerdir. Bunun dışında standartların kendilerinden kaynaklanan sebepler de olabilmektedir.
Standartın kendisinden kaynaklanan sıkıntıların en başında standart içinde kullanılan dil gelmektedir. Standartların, sadece yazanların veya danışmanların anlayabileceği veya büyük organizasyonların uygulayabileceği bir dilde yazıldığı düşünülmektedir. Bu nedenle ISO (Uluslararası Standartlar Organizasyonu) KOBİ’lerin işlerini kolaylaştıracak dokümanlar hazırlamaktadır. “Küçük İşletmeler için ISO 9001. Neler Yapılmalı?” ISO’nun hazırladığı ve KOBİ’lerin kendi kuruluşlarında rahatlıkla uygulayabilecekleri şekilde hazırlanmış bir yardımcı dokümandır. Bu kılavuzda ISO 9001’in her bir maddesi kolay anlaşılabilir bir dille yazılmış ve örnekler sunulmuş. Benzerleri çevre, gıda güvenliği ve bilgi güvenliği sistemleri için de bulunmaktadır.
Diğer bir sıkıntı ise farklı yönetim sistemlerinin farklı modellere dayanması, farklı unsurları ön plana çıkartması ve aynı şartları farklı cümlelerle tarif etmesidir. Standartlarda tanımlanan modeller her ne kadar şirketlere uygulanabilir ve şirketlerle uyumlu da olsa, KOBİ’ler de bu standartları kendi firmalarına kolaylıkla uygulamaktadırlar. ISO, kuruluşların birden fazla yönetim sistemini uyarlamasını dikkate alarak bazı çalışmalar yapmaya başlamıştır.
Entegre Yönetim Sistemleri
ISO bir el kitabı hazırlayarak yönetim sistem standartlarının entegre olarak kullanılması ile ilgili bilgiler vermiş ve KOBİ’lerin yaşadıkları güçlükleri nasıl aşabileceklerini açık bir dille tarif etmiştir. Kitapta, yönetim sistemleri unsurlarının kuruluşun günlük operasyonlarında ve yönetim süreçlerinde nasıl kullanılacağı hakında bilgi verilmektedir. Bu kitapta tarif edilen kavramları kısaca tanıtmak istiyorum.
KOBİ’lerde Entegre Yönetim Sistemlerinin Başarıyla Yürütülmesi
KOBİ’lerde Yönetim sistemi standartlarının etkili bir şekilde uygulanması için birçok faktör bulunmaktadır. ISO’nun hazırladığı kılavuzlarda bunlar detaylı şekilde anlatılmıştır. Ben size bunlardan birkaçı hakkında bilgi vereceğim. Burada tarif edilen başlıklar KOBİ’lerde yaşanan fiili güçlükler dikkate alınarak hazırlanmıştır.
1. Mevcut Yönetim Sisteminize Bağlı Kalın.
Herhangi bir kuruluşun işini idame ettirebilmesi için ürün veya hizmetini üretmesi gerekmektedir. Kuruluşlar bu ürün/hizmet üretimlerini yaparken de her ne şekilde olursa olsun bir yönetim sistemi uygulamaktadırlar. Bu sistem ister basit, ister şifahen uygulanan bir sistem olsun, her işletme bir yönetim sistemi kullanmaktadır.
ISO 9001 veya herhangi bir başka yönetim sistemini kuruluşunuza adapte etmek için çalışmaya başladığınızda, var olan yönetim sistemini esas almanız gerekmektedir. ISO 9001 sistemini firmanızda hayata geçirmeniz demek, yepyeni bir sistemi hayata geçirmeniz anlamına gelmemektedir. Burada esas olan şey, mevcut uygulamalarınızı ISO 9001 şartlarına göre gözden geçirip değerlendirmenizdir. Bu sebeple, her bir sistemin ayrı ve kendisine özel olması gerekmektedir. Hazır ve hap şeklinde olan çözümler kısa vadede işinizi görse de uzun vadede bazı sıkıntılara yol açabilir. Bunlardan bazısı;
- Mevcut yapınıza uymaması,
- Bürokrasiyi artırması,
- Çalışanların benimsememesi,
- Belgelendirme zamanlarında yaşanan stres ve yapılan hazırlıklar.
KOBİ’lerin karşılaştıkları en büyük sıkıntı, standart içinde yer alan şartların, kendi kuruluşlarındaki reel uygulamalarla ilişkisini kuramamalarıdır. Kuruluşlar bunu gerçekleştirdiklerinde, hali hazırdaki uygulamaların standart şartlarını ne kadar yerine getirdiğini ve eğer eksiklikleri varsa standart şartlarını karşılamak için ne yapmaları gerektiğini belirlemeleri çok daha kolay olmaktadır. Dolayısıyla, standart şartlarını yerine getirirken herşeyin yeniden yapılması veya yapılandırılması değil, farklılıkların giderilmesi ile tüm süreç (yönetim sisteminin oluşturulması) çok daha basit bir hal almaktadır. Kuruluşun içinde yürütülen yönetim sisteminin ISO’nun herhangi bir yönetim sisteminin oluşturulması ile daha yapısal bir hal alması (örn. kayıtların düzenli şekilde tutulması ve saklanması) kuruluşun etkili ve verimli olması için önemli bir katkı sağlayacaktır.
Sonraki yazıda EYS ilgili bilgileri payalşmaya devam edeceğim.
Fuad Almeman
