1.0 Denetim İzi Nedir?
Denetimlerde, süreçlerin sadece prosedürlere göre değil, yönetim sistemi gereklilikleriyle ne ölçüde uyumlu olduğunu değerlendirmek esastır. Bunun için kullanılan önemli bir yaklaşım vardır: Denetim İzi.
Denetim izi; ilişkili süreçlerin çıktısının, beklenen sonuçları karşılayıp karşılamadığını kanıtlarla doğrulayan sistematik bir yöntemdir.
- Denetçiler süreçlerin işleyişini anlamalı, ilgili çalışanlarla görüşmeli ve kayıtları incelemelidir.
- Örneğin bir ürünün siparişten müşteriye teslimine kadar olan süreci geriye doğru izlemek, sistemin etkinliğini ortaya koyar.
- Bu yaklaşım, denetçilerin sadece kayıt kontrolüyle yetinmeyip sürecin bütününü kavramasına yardımcı olur.
Denetçilerin sorması gereken bazı temel sorular şunlardır:
- Ürün talebi şartnameye uygun mu?
- Satın alma kararları kim tarafından, hangi kriterlere göre alınıyor?
- Tedarikçi seçiminde hangi süreçler uygulanıyor?
- Ulusal/uluslararası standartlar dikkate alınıyor mu?
2.0 Doğru Örnekleme
Denetimde kullanılan örnekler, süreçlerin işleyişini takip etmeye uygun olmalıdır.
- Örnekler birbirine bağlı değilse, denetçi sadece kayıtların doldurulup doldurulmadığını kontrol edebilir, fakat sürecin doğru işleyip işlemediğini değerlendiremez.
- Denetçiler, prosedürleri ve formları gözden geçirirken asıl odaklarını süreçlerin etkinliğine vermelidir.
- Ürün veya hizmetin özelliklerini, yasal/düzenleyici gereklilikleri ve ilgili riskleri anlamadan etkili bir denetim yapmak mümkün değildir.
Doğru örnekleme, süreçlerdeki zayıflıkları ortaya çıkarır ve denetimin gerçek anlamda katma değerli olmasını sağlar.
