1. Aşama Denetimi: Amacı ve Kapsamı
Belgelendirme denetiminin ilk adımı, denetçilerin kuruluşu tanımasını, belgelendirmeye hazır olup olmadığını değerlendirmesini ve ikinci aşamanın kapsamını netleştirmesini sağlar.
Bu aşamada:
- Yönetim sisteminin genel yapısı, politikalar, hedefler, riskler ve süreçler gözden geçirilir.
- Kuruluşun sahası ve koşulları değerlendirilir.
- Çalışanlarla görüşülerek sistemin uygulanma düzeyi anlaşılır.
- İlgili yasal ve düzenleyici gereklilikler incelenir.
- İkinci aşamanın etkin yapılabilmesi için kaynak, tarih ve zamanlama netleştirilir.
Ayrıca kuruluşun iç denetimlerini ve yönetim gözden geçirmelerini planlayıp uygulayıp uygulamadığı da değerlendirilir.
1. Aşamada İncelenen Hususlar
Denetim ekibi bu aşamada şu konulara odaklanır:
- Yönetim sistemi dokümanlarının hazırlanıp kullanılmakta olup olmadığı
- Yönetim sisteminin performans göstergeleri, hedefleri ve süreçleri
- Yönetim sistemi kapsamı ve uygunluğu
- Uygulanabilirlik bildirgesi, risk analizleri, tehlike analizleri gibi temel gereklilikler
Uygunsuzlukların Yönetimi
- Majör uygunsuzluklar: Kapatılmadığı sürece 2. Aşama’ya geçilemez.
- Minör uygunsuzluklar: Kuruluşa bildirilir. Denetçinin takdirine bağlı olarak raporlanabilir; ancak raporlanırsa bu uygunsuzluklar da kapatılmadan 2. Aşama’ya geçilemez.
1. Aşama Raporlaması
Her ne kadar resmi bir plan veya rapor zorunlu olmasa da, TÜRKAK gereklilikleri ve Vericert kurallarıdoğrultusunda 1. Aşama sonunda bir rapor düzenlenir. Bu rapor, ikinci aşamanın verimli gerçekleşmesi için temel bir hazırlık işlevi görür.
2. Aşama Denetimi: Asıl Belgelendirme
İlk aşama tamamlandığında, ikinci aşama denetimi gerçekleştirilir. Bu aşama, yönetim sisteminin etkinliğini ve standarda uygunluğunu derinlemesine değerlendirmeye odaklanır. Belgelendirme denetimi (Stage 2), belgelendirme kararının temelini oluşturur.
Özetle: 1. Aşama denetimi, kuruluşa ve denetim ekibine yol gösteren, belgelendirme sürecini daha verimli hale getiren kritik bir adımdır. 2. Aşama ise sistemin gerçekten çalıştığını ve standardın gereklerini karşıladığını kanıtlar.
