Önceki yazımda Entegre Sistemlerin etkili olarak kurulması için önemli olan faktörlerden bahsetmiştim. İsterseniz kaldığımız yerden devam edelim
2. Yönetim Sisteminin Etkililiği Dokümante Edilmiş Prosedürlerle Ölçülemez
Yönetim sistemleri, patronların/üst yöneticilerin şirketlerini iyi yönetebilmeleri için bir araçtır. Şirketlerin iyi yönetilmesinin en önemli göstergelerinden biri de hedeflerine ulaşıp ulaşmamasıdır. Bu sebeple, yönetim sisteminde tanımladığımız dokümanlar ve tanımladığınız ölçümlerin sistemin temel amacına uygun olup olmadığına bakılmalıdır. “Tarif edilen işi ve ölçümleri uyguladığımızda, daha iyi iş yapmamıza, daha başarılı olmamıza, hedeflerimize daha çabuk ulaşmamıza neden oluyor mu?” sorusu mutlaka sorulmalıdır. Kuruluşların hedeflerine katkıda bulunacak birçok ölçüm bulunmaktadır; örneğin personel yetkinliklerinin artırılması bu ölçümler için verilebilecek bir örnektir. Ancak, özellikle KOBİ’lerin dokümantasyonun artmasına yol açacak bu tür konulara karar verirken çok iyi düşünmeleri gerekmektedir. Çünkü çoğu zaman bu tür çalışmalar kuruluşların kültürlerine ve günlük uygulamalarına ters düşebilmektedir.
3. Farklı Yönetim Sistemi Standardlarının Ortak Yönlerine Bakılması
Yönetim Sistem Standartları her ne kadar farklı cümlelerle yazılmış olsalar dahi hepsi aynı temel kavrama dayanmaktadır;
Süreç yönetimi ve kontrol: Varolan süreçlerin istenen/planlanan sonuçları verdiğinden ve uygulanabilir şartları karşıladığından emin ol.
Yönetimde Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem al yaklaşımı ve süreç kontrolü: Hedefleri oluştur, gerekli olan süreçleri oluştur, uyulduğunu/uyumlu olduğunu izle, gerekli olan yerlerde düzeltmeler yap ve iyileştirme fırsatlarını devreye al.
Risk yönetimi: Kuruluşunuzda uyguladığınız süreçlere ilişkin tehdit oluşturan ve ürün/hizmet performansı üzerinde negatif etki oluşturacak ve müşterinin memnuniyetsizliğine yol açacak risklerin belirlenmesi ve ortadan kaldırılmasını içermektedir. Tüm yönetim sistemi standartlarında risk yönetiminin temel mantığı aynıdır ve yönetim sisteminin genel bir parçası olmalıdır. KOBİ’ler yukarıda tanımlanan risk yönetim mantığını tüm yönetim sistem standartlarında (Bilgi güvenliği, gıda güvenliği, çevre yönetimi, iş sağlığı ve güvenliği) aynı yaklaşımla ve süreçleri üzerinden rahatlıkla çözümleyebilirler.
4. Basit Tutun
Yönetim Sistem Standartları ve KOBİ’lerde bu sistemlerin uygulanması mevzu bahis olunca az olan daha iyidir ve küçük olan daha güzeldir. Daha önce tarif edilen 3 maddeyi de aklınızda tutarak kuruluşunuzun büyüklüğü, karmaşıklığı, ürettiğiniz ürün/hizmet sayısı ne olursa olsun rahatlıkla uygulayabilirsiniz. Yönetim sistem şartlarını, çok geniş dokümantasyon hazırlamadan da uyumlu hale getirmek mümkündür
Akış şemaları, resimler ve formlar uzun uzadıya yazılan prosedür ve talimatlardan çok daha etkili dokümantasyonlardır ve size umduğunuzdan fazla değer katacaklardır. Dokümanlar üzerinde ‘Ne’lerin yapılacağını, ‘Nasıl’ yapılacağını tarif etmekten daha kolay ve daha fazla işe yaramaktadır.
Amaç Değil sadece Araç
ISO Yönetim Sistem Standartları yukarıda tanımlanan temel faktörlere dikkat edildiğinde KOBİ’ler tarafından da entegre olarak uygulanabilir ve kuruluşlar bundan çok yüksek faydalar sağlayabilir. Yukarıda da bahsettiğim gibi Yönetim Sistem Standartları kuruluşların daha iyi yönetilmesini temin etmek için kullanılması gereken araçlardır. KOBİ’ler bu araçlardan mutlaka faydalanmalıdırlar.
