Kuruluş içinde uygulanan tüm proseslerin dokümante edilmesi gerekiyormuş gibi bir kanı, her yönetim standardının uygulamasında olduğu gibi ISO 9001 standardında da olabilir. ISO 9001 şimdiye kadar geçirdiği revizyonlar içinde en geniş kapsamlı revizyonlardan birini geçirdi ve bu yeni revizyonda zorunluluklar ve dokümantasyon çok büyük değişim ve evrim geçirdi. 2008 revizyonunda bulunan zorunlu 6 prosedür tamamen ortadan kalktı. Bununla beraber proseslerin yürütülmesinin ardından ortaya çıkacak olan bir çok kaydın da oluşturulması zorunlu hale getirdi.
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standardı dikkatlice ve detaylıca incelendiğinde ortaya hem dokümante edilmesi gereken hem de mutlak tutulması gereken kayıtların listesi çıkacaktır. Aşağıda hem dokümante edilmesi gereken hem de tutulması gereken kayıtlar liste olarak verilmiştir.
1) Hangi Dokümanlar Zorunlu Olarak İstenmektedir ?
2) Hangi Kayıtlar Zorunlu Olarak İstenmektedir ?
Bunlar ISO 9001 KaliteYönetim Standardı’nın uygulanması ve sürdürülmesinde gerekli olan doküman ve kayıtlarda belirtilmiştir. Bunların dışında Kuruluş, yönetim standardının etkili olarak uygulanmasında gerekli olarak gördüğü kayıtları oluşturmalı ve tutmalıdır.
3) Zorunlu Olmayan Ancak Genellikle Oluşturulan Dokümanlar
ISO 9001 her bir prosedür veya prosesinizi dokümante etmenizi istemese de yönetim sisteminizin etkili olarak işletildiğini gösterebilmek için bazı prosedürlerin, proseslerin dokümante edilmesi ve bazı kayıtların da tutulması gerekmektedir. Yukarıda en son tabloda belirtilen dokümanların oluşturulması zorunlu olmasa da Kuruluşlar bu dokümanları oluşturmayı tercih etmektedirler.
Kuruluşun, herhangi bir prosesin veya prosedürün her zaman aynı şekilde uygulanacağına dair şüpheleri varsa bunu dokümante etmeyi düşünmelidirler. Böylelikle yönetim sisteminin tutarlılığı güvence altına alınacaktır.
