Geçtiğimiz hafta yayınlanan yazıda, yeni yayınlanan ISO 9001:2015 standardına göre mecburi olarak istenen dokümanlar ve kuruluşlar tarafından oluşturulması gereken kayıtları belirtmiştik. Aynı zamanda mecburi olmayan ve kuruluşların tercihlerine göre hazırlayabilecekleri dokümantasyon hakkında genel bir fikir vermiştik. Bu haftaki yazımızda ise kuruluşların dokümantasyon hazırlarken en çok başvurdukları dokümantasyonlardan olan PROSEDÜR ve PROSES hakkında bilgi vermeye çalışacağım. Bu iki dokümantasyon arasında farklılıklar nelerdir? Ne zaman, hangi tür dokümanı hazırlamak daha doğru bir yaklaşımdır? Dokümanları hazırlarken nelere dikkat etmek gerekir?
Proses ve proses yönetimi yaklaşımı ilk olarak ISO 9001:2000 versiyonunda gündeme gelmiş ve standart içine dahil edilmiştir. Her ne kadar bu yaklaşımın kuruluşlar için etkili bir yönetimi de beraberinde getireceği düşünülse de kavramın doğru anlaşılmamasından dolayı karışıklıklara yol açmıştır. Halen ISO 9001 sistemini kurgulamış ve sertifikalandırılmış kuruluşlarda bu kavram karmaşası devam edebilmektedir. Yeni yayınlanan ISO 9001:2015 standardında proseslerdeki risklerin belirlenmesi gerekliliği ile birlikte işlerin biraz daha karmaşıklaşacağını öngörmek çok da zor değildir. Bu sebeple kuruluşların proseslerini çok iyi tanımlamaları ve isterlerse dokümante etmeleri gerekmektedir.
Şimdi isterseniz kuruluşların dokümantasyonlarını oluşturuken kullandıkları 2 temel yapıyı (prosedür ve proses) tanımlamaya ve arasındaki farklılıkları belirlemeye çalışalım;
Proses (Süreç): Öncelikle proses tanımına baktığımızda Vikipedi’deki tanım tam olarak şu şekildedir. “olguların ya da olayların belli bir taslağa uygun ve belli bir sonuca varacak biçimde düzenlenmesi ve art arda sıralanması. Bir şeyin yapılış, üretiliş biçimini oluşturan sürekli işlemler, eylemler dizisi olarak” tanılıyor. ISO’da yapılan tanımda ise “birbiri ile ilişkili veya etkileşimde bulunan bir takım faaliyetlerin girdileri çıktıya dönüştürmesi” olarak ifade ediyor.
Prosedür: Prosedürün tanımı ise Wikipedia’da “Bir politikanın (prensibi veya kuralı) uygulanmasını desteklemek için Kim, Ne, Nerede, Ne Zaman ve Neden sorularının cevabını vermek için hazırlanan tariftir.”
Tanımlamalara baktığınız zaman her ikisinin de benzer şeyler tarif ettiğini görüyoruz. Her ne kadar bu iki tanım birbirine benzese de işlerin yapılmasını tarif eden bu faaliyetler arasında çok temel farklar vardır. Şimdi bu farklılıklara bakalım;
- Prosesler dinamik, prosedürler ise statiktir.
- Prosesler için hedefler belirlenir, prosedürlerde hedefler yoktur.
- Prosedürlerde kontroller, proseslerde ise hem kontroller hem de ölçümler bulunmaktadır.
- Proseslerde her zaman bir çıktı mevcutken, prosedürlerde her zaman çıktı olmayabilir.
- Prosesler iyileştirmeye esastır, ancak prosedürlerde iyileştirme aranmamaktadır.
ISO 9001:2015’in gereklilikler kısmında artık hiç bir yerde prosedür oluşturulması istenmiyor. Zorunlu prosedürler zaten kaldırıldı. Kuruluşlar daha önce yazdıkları prosedürleri kullanmaya devam edebilirler ama bir zorunluluk yok. Ancak kuruluş içinde proseslerin tarif edilmesi gerekiyor. Bunların dokümante edilip edilmemesi yine kuruluşun bağlamı ile ilişkili bir durumdur.
ISO 9001:2015’e göre yönetim sistemimizi tarif ederken ve dokümante ederken kuruluşlar yeni bir sürece giriyor. Bu süreci bir fırsat olarak görüp sistem içerisindeki hantallıkları ortadan kaldırmak dinamik ve sürekli iyileşen bir yapıya doğru ilerlemek çok daha kolay olacaktır. Bu anlamda Kuruluşların dokümantasyon yapısını tekrar bu gözle incelemesinin ve yeniden yapılandırmasının büyük faydası olacaktır.
