İş dünyası her zamankine göre daha hızlı ilerliyor ve gelişiyor. Bütün bu hızlı akış çalışanları da etkiliyor. Geçen sene yayınlanan İK raporlarından birinde personel devir hızının yüksekliğinden bahsediyordu. Personel devir hızının sadece belirli bir sektör için değil, farklı birçok sektörde yıllara göre artmasının öneminden bahsediyordu.
Çalışanlar hızlı gelişen/büyüyen şirketlerde yeni oluşan pozisyonlara veya açılan pozisyonlara geçiş yapıyor. Bu, çalışanların kariyer planlarında olumlu bir gelişme olsa da ayrıldıkları firmalarda yaptıkları işlerin devamlılığını sağlamak için önceden belirlenmiş adımların atılması şart. Bu işler her ne kadar İnsan Kaynakları ile Kalite Bölümleri arasında tanımlanması gereken bir iş olsa da, bu durumdan daha fazla etkilenen birim Kalite Yönetim Birimi olarak gözüküyor.
Kalite Yönetim Sistemlerinin temellerinden birisi de kişiye bağımlı olmaksızın işlerin etkili şekilde yönetilmesini sağlayacak bir Yönetim Sisteminin oluşturulmasıdır. Her ne kadar yürütülen işler dokümantasyona aktarılsa da, yeni gelen bir kişinin sadece bu dokümantasyonu gözden geçirerek işleri bir önce yürüten gibi yürütmeye başlaması oldukça zordur.
Kalite ve İnsan Kaynakları birimlerinin ortaklaşa çalışması gereken bu konuda işinizi kolaylaştıracak şu adımları uygulayabilirsiniz;
- Görev Tanımını Gözden Geçirin. Öncelikle kendi görev tarifinizi kendiniz tekrar oluşturun. (Bunu yaparken mevcut görev tarifinizi kullanabilirsiniz) Sorumluluklarınızı tam olarak tarif edebilmek için birkaç gün sonra tekrar gözden geçirin. Devir edeceğiniz dosyaları, halen üzerinde çalıştığınız dosyaların düzgün olduğunu kontrol edin.
- Tecrübe ve Bilgisini Karşılaştırın. İşi devir edeceğiniz kişinin deneyim, tecrübe ve bilgisini, sizin hazırlamış olduğunuz görev tanımınız üzerinden karşılıklı olarak gözden geçirin. İş devir tesliminde hangi noktaların önemli olduğunu birlikte belirlemeye çalışın.
- Spesifik Becerileri Belirleyin. Bu işe ilk başladığınız zamanı düşünün, öğrenmeniz gereken hangi beceriler vardı bunları gözden geçirin. İşiniz için gerekli olan spesifik becerileri belirleyin. Bunları görev tanımınıza ekleyin. Bunların nasıl elde edileceği hakkında görevi teslim edeceğiniz kişiye bilgi verin.
- Dosyalarınızı Düzenleyin. Hem bilgisayarınızdaki hem de fiili dosyalarınızı düzenleyin. Görevi üstlenecek kişiye tüm dosyalarınızı gösterin.
- Hangi Problemler Yaşanabilir Anlatın. Görevi teslim alacak kişiye sorumluluğunuzdaki anahtar işleri anlatın. Üstlendiğiniz her bir işle ilgili yaşadığınız problemleri, dikkat edeceği alanları, problemlerin nasıl çözüldüğü hakkında detaylı bilgiler verin. Yaptığınız işlerin neden yapıldığını, Amacının ne olduğunu, zamana bağlı bitirilmesi gereken işlerse ne zaman kadar tamamlanması gerektiğini, Problemleri ve nasıl çözüldüğünü anlatın.
- Cevaplar Kimde Gösterin. Görevi teslim alacak olan kişi her bir işi doğru şekilde yapabilmek için kaynakları, sıkıntıyla karşılaşırsa bu sıkıntıların cevaplarını ve ihtiyaç duyduğunda desteği nereden alması gerektiğini bilmek isteyecektir. Bütün bu sorular için cevapların kimde, nerede olduğu hakkında bilgi verin.
- Yeterli Zaman Ayırın. Devir teslim için (mümkünse) en az 1 hafta zaman ayırın. (Zaman ne kadar uzun olursa devir o derece sağlıklı olacaktır). Bu ilk haftanın İlk 2-3 gün işi devralacak kişi, işi devredecek kişi ile sürekli birlikte olsun işi nasıl yaptığını gözlemlesin.
- Öncelikli İşleri Planlayın. Son gün işi devralacak ve devredecek kişi önümüzdeki 3 ay için mevcut ihtiyaçları, öncelikleri ve diğer tüm konuları belirlesinler. Daha sonra devir yapacak kişi sorumluluğunda olan prosedürleri devir alacak kişiye teslim etsin.
- İzleyin. Devir haftasının geri kalan 2-3 gününde de işi devralan kişi bir fiil işi kendi yapmaya çalışsın, devreden kişi ona yardımcı olsun. Gerekli düzeltmeleri yapsın, tavsiyelerde bulunsun. Burada önemli olan işi devralacak kişinin, işi devreden kişinin devraldığı işleri yaparken, organizasyondaki kişilerle etkili iletişim kurmasını sağlamak. En önemlisi problemleri doğrudan öğrenme içinde fırsat olacaktır
- Vedalaşın. Devir tamamlanmıştır. Artık ayrılmak için hazırsınız. Herkesle vedalaşabilirsiniz.
Fuad Almeman
