Kontrol listeleri (Check-List) çok uzun yıllardır kullanılmakta ve hataların önlemesinde çok büyük rol oynamaktadır. Yöneticiler, etkisi büyük olan bu aracı farklı endüstrilerde aynı amaca yönelik olarak kullanmışlardır. Örneğin Vericert gibi belgelendirme, denetleme, doğrulama ve kontrol yapan şirketler için kontrol listeleri işin temelini oluştururken, havacılık sektöründe hayat kurtarabilen bir araçtır.
Birçok kez pilotların kalkıştan önce dikkatli bir şekilde kontrol listesine yapacaklarını işaretlediklerini görmüşsünüzdür. Benzer kontrol listeleri, yer personeli tarafından da tüm kontrollerin yapılıp her şeyin yolunda olduğu güvence altına alınmak için kullanılmaktadır. Bundan ötürüdür ki geçtiğimiz 20 yıla göre uçuşlar çok daha güvenli olmuştur.
Siz de kendi işinizin daha güvenli, daha sağlıklı olmasını temin etmek için kontrol listesi kullanıyorsunuzdur veya kullanmalısınız. İşyerinde yürüttüğünüz tüm işler aslında bir süreç ve her gün/hafta/ay bu süreç bir veya birkaç kez tekrarlanıyor. Sürecin tamamlanmasıyla birlikte o işi teslim etmeden önce belirlediğiniz bir kontrol listesine göre kontrol etmek hata olasılığınızı azaltacaktır.
ÖNERİ. Kalite Güvence Sisteminizde kontrol listelerini mevcut dokümantasyonun yerine kullanabilirsiniz. Dokümante edilmiş olan talimatlarınızı, prosedürlerinizi, süreçlerinizi kontrol listelerine çevirerek hem kayıtlarınızı oluşturmuş hem de iş yapma yöntemlerinizi tanımlamış olursunuz.
DİKKAT. Ama bu kontrol listesi aklınızda tuttuğunuz (tuttuğunu zannettiğiniz) bir liste olmamalı. Dokümante edilmiş, madde madde belirtilmiş bir yapıda olmalı ve her bir maddeyi işaretleyerek tamamlamanız gerekli.
Kontrol listesinin Vericert’te diğer bir kullanım alanı ise aynı işi farklı kişilerin yapması durumunda, herkesin aynı (veya çok yakın şekilde) işi yapmasını temin etmek. Farklı konularda gerçekleştirdiğimiz denetimlerde yine farklı denetçilerle birlikte çalışıyoruz. Bu denetimlerde kullanılan kontrol listeleri denetçilerin işlerini hem kolaylaştırmakta hem de aynı benzer sonuçlara ulaşmalarına yardımcı olmaktadır.
ÖNEMLİ. Ancak operasyonel (atama, planlama, pazarlama vb) işleri yaparken basit hatalar yapılabiliyor. Oluşturulan kontrol listeleri bu hatalar ortaya çıktıkça güncellenerek ve yeni maddeler eklenerek hatasız uygulamalar yapılmaya çalışılıyor.
Yapılan bazı hatalar ise sadece organizasyon bünyesinde kalmayıp müşteriyi de etkileyebiliyor. Özellikle pazarlama dokümanlarında hata yapıldığında tüm emek, zaman, çaba, para ve dokümantasyon boşa gidebiliyor.
Düşünün bir kere bir firmanın hazırladığı el broşüründe firmanın adı ve adresi var/mevcut ama telefonu, email adresi, faxı, web adresi bulunmuyor. İmkansız gibi görünen ama gerçek hayatta karşılaşılan hatalar bunlar.
Geçtiğimiz hafta bir makale okudum. Web sayfaları konusunda uzman olan ve firmaların web sitesinin daha fazla ziyaretçi alması için yardımcı olan bir danışmanın yazısıydı bu. Web sitelerinin etkili olması için bir kontrol listesi hazırlamış. Ben de bunu sizinle paylaşmak istiyorum;
- Google’da arama yapıldığında sizin üst sıralarda yer almanızı sağlayacak anahtar kelimelerin tanımlanması,
- Müşterinizin sayfayı kolay anlamasını sağlayacak güçlü başlıkların konması,
- Yardımcı alt başlıklar belirlenmesi,
- Sayfalarda dikkat çekmek istediğiniz kelimelerin kalın olarak yazılması,
- Madde olarak yazılan yazıların başlangıçlarının aynı hizada olması
- Tek tür font kullanılması
- Kolay anlaşılır, müşterinizin işine yarayacak cümlelerin bulunması,
- Kendinizi anlatan değil, ürünlerinizin müşterinin hangi ihtiyacını karşılayacağının anlatılması,
- Ürün özelliklerinin anlatılması
- Ürünün sağlayacağı faydanın anlatılması
- Müşterinin tavsiyelerine yer verilmesi
- Müşterinize sunacağınız ve işine yarayacak bir hediye,
- Müşterinin size kolay ulaşmasının sağlaması (email, link, telefon)
- Bir bültenin olması,
- Sosyal Medya bağlantılarının olması,
- Kelime ve gramer hatalarının olmaması,
- Kolay yazdırılabilmesi,
- İç bağlantıların olması,
- Dış bağlantıların olması,
- Bütün bağlantıların çalışması,
- Fiziksel adres ve tarifin bulunması,
- Şube adresleri, telefon no ve tariflerinin bulunması,
- Tüm logoların kullanılması,
- Google analytics izleme kodlarının bulunması,
- Site haritasının bulunması,
Yukarda tarif edilen tüm bu maddeler belki tüm sitelere adapte edilemeyebilir, bazıları bizim sitemizde de yok ama web sitenizi tasarlarken bunları dikkate almanızda yayınlanmadan önce bu kontrol listesine göre kontrol etmenizde fayda var.. Bizim kendi sitemizin hazırlanmasında bu kontrol listesinin çok faydası oldu.
Size şunu söyleyebilirim ki bir iş için bir kontrol listesi hazırladığınızda işinizi son bir defa gözden geçirmeniz çok daha kolay olacaktır. Kontrol listeniz ve buna paralel olarak yürüttüğünüz iş, kontrol listenize gösterdiğiniz özenle doğru orantılı olacaktır.
Yine aynı makalede yazar yazısını şöyle bitiriyordu;
‘’Son bir not, kontrol listeleri sizin kişisel hayatınızda da pekala çok yardımcı olacaktır. Size benim kullandığım ve kapımız yanında asılı ve evden çıkmadan önce kullandığım kontrol listemi örnek olarak verebilirim;
- Anahtarlar
- Çanta
- Telefon
- Su
- Mendil
- Gülümseme’’
