3.0 Uygunsuzluğun Dokümante Edilmesi
Yönetim sistemi denetimlerinin temel amacı, uygunluğu doğrulamaktır. Ancak uygunsuzluk tespit edildiğinde bunun doğru şekilde belgelenmesi gerekir.
İyi belgelenmiş bir uygunsuzluk üç unsuru içerir:
- Denetim kanıtı – somut gözlem veya kayıt
- İlgili gereklilik – standardın maddesi, yasal düzenleme veya kuruluş içi kural
- Uygunsuzluk beyanı – kısa, net ve sistem sorununa odaklı açıklama
Uygunsuzluğun yumuşatılarak sınıflandırılması (ör. “iyileştirme fırsatı”) uzun vadede kuruluşa zarar verebilir. Bu nedenle doğru sınıflandırma kritik öneme sahiptir.
4.0 İnceleme ve Kapatma Süreci
Denetçinin sağlayacağı en büyük değer, uygunsuzlukların nasıl ele alındığını gözden geçirmesiyle ortaya çıkar.
Kuruluşun yanıtı üç bölümden oluşmalıdır:
- Düzeltme: Uygunsuzluğu ortadan kaldırmak için alınan acil önlem
- Neden analizi: Uygunsuzluğun temel nedeninin belirlenmesi
- Düzeltici faaliyet: Tekrarını önleyecek kalıcı çözüm
Denetçi, kuruluşun sunduğu kanıtları inceleyerek bu adımların gerçekten uygulandığını ve etkili olduğunu doğrulamalıdır.
Kapatma yöntemleri şunlar olabilir:
- Yerinde inceleme (ek saha ziyareti gerekebilir)
- Uzaktan inceleme (doküman ve kanıtların değerlendirilmesi)
Uygunsuzluk ancak tatmin edici kanıtlarla desteklendiğinde kapatılmalıdır.
